Dokümantasyon deyip geçmemek lazım! Özellikle pazarlama için büyük önem taşıyor..

Dokümantasyonu; bir ürün ve/ya hizmete eşlik eden; onun gelişimini/değişimini, şeklini, teknik detaylarını ve pazarlama stratejisini açık ve kesin biçimde anlatan bir lisan olarak tanımlayabiliriz.

İyi bir dokümantasyon, (iyi metin yazarlarının yüksek bütçelerle çalıştığını düşünürsek) belki biraz pahalıya mal olabilir ama bu “yatırımın” size fersah fersah “kâr” olarak geri döneceği kesin. Hele ki günümüzde SEO (Arama Motoru Optimizasyonu) için bu adeta bir zorunluluk…

Dokümantasyon ile ürünün/hizmetin gelişim süreçlerini takip etmek mümkün.. Ürünün/hizmetin kullanımını/özelliklerini/yeniliklerini anlatmak, sunduğu kolaylıklardan bahsetmek açısından dokümantasyon pazarlamada önemli bir rol oynuyor. İyi bir dokümantasyon ile yeni müşteriler kazanabiliyor ve/ya var olanları etkileyebiliyorsunuz… Üstelik elinizde geriye dönük bir kayıt olduğu için müşteri ile iletişimde sorun çıkmasını da en aza indiriyor.. Özellikle dijital ortamlarda tüm bu özellikler daha da büyük bir önem kazanıyor..

İyi dokümante edilmiş ürün/hizmetin dijital ortamda pazarlamacılara sağlayacağı faydaları birkaç başlıkta toplarsak:

1-    Arama Motoru Optimizasyonu (SEO: Search Engine Optimization)

Sürekli güncellenen, sosyal katılımı arttıran, paylaşımcı ve en önemlisi özgün içerik ile dokümante edilmiş bir site sizi Google’da üst sıralara taşımak için çok önemli..

Keyword (anahtar kelime) yönünden zengin, bol bol link verilmiş ve ustalıkla yapılandırılmış bir site, arama motoru optimizasyonu için büyük önem taşıyor..

Tabi dokümantasyonun pazarlama açısından etkili olabilmesi için, tüm birimlerin (örnekse: bilgi işlem) iyi bir koordinasyonla çalışması gerekiyor. Dokümante edilmiş ama teknik nedenlerle zamanında güncellenmemiş bir site bir işe yaramıyor.

2-    İyi bir dokümantasyon departmanlar arası iletişimi güçlendiriyor.

Ürünü/hizmeti dokümante etmek pazarlamanın görevi ama özellikle uzmanlık gerektiren konularda (PR, destek, ürün yöneticileri/satışçıları, IT vb.) tüm ilgili departmanların, kendi uzmanlık alanları ile ilgili bilgiyi pazarlama ile paylaşması gerekiyor. Bu da şirketlerde iç iletişimi arttıran bir özellik..

3-    Topluluk Oluşturmakta Faydalı

Her ne kadar güvenilirliği konusunda kötü bir ünü olsa da dokümantasyon topluluk oluşturmada işe yarıyor.

Etkileşim dokümantasyon ile başlıyor; sosyal medya, e-mail ler, telefon konuşmaları vb iletişim yöntemleri ile tüm birimlere/çevrelere yayılıyor. Pazarlamacıların arayıp da zor bulduğu nadide şeylerden biri: Community (topluluk) olduğuna göre, dokümantasyon oldukça önemli!

4-    İhtiyaçları Belirlemede Önemli Rol Oynuyor

Dokümantasyon ile bir kere iletişime açık bir yapı kurulduktan sonra, ihtiyaçları karşılanmayan müşterilerin tespiti kolaylaşıyor.

İhtiyaçların belirlenmesi noktasında istitatistikler oldukça önemli.. En çok görüntülenen, en çok yorum yazılan vb. ürünler/hizmetler izlenerek, doğru/faydalı stratejiler geliştirilebiliyor.

Kısaca etkili bir dokümantasyonun şirketler için yararı büyük..

Tabi dokümantasyon derken, bir konunun önemine özellikle değinmek gerekiyor: Ürününüzü/hizmetinizi yazarken kullandığınız dokümantasyon dilini pazarlama materyallerini (firmanızı tanıttığınız bölümler vb.) hazırlarken kullandığınız pazarlama-satış odaklı anlatım dilinden ayırmak gerekiyor. Ürünü/hizmeti anlatırken kullandığımız dil ne kadar tarafsız, yalın ve doğrudan anlatılmak isteni veriyorsa o kadar makbul!..