Fuarlar firmanızın sosyalleşmesi, kendinizi/hizmetlerinizi ve markanızı dış dünyaya tanıtabilmeniz kısacası PR’ınız için çok önemli etkinlikler. İyi hazırlanılmış bir fuar size pek çok fayda sağlayabilir. Peki ne gibi hazırlıklar yapılması gerekiyor? Buyrunuz hep birlikte okuyalım…
Fuar hazırlık süreçleri tek başlıkta anlatılamayacak kadar çok aslında. Her birini ayrı ayrı, birkaç yazıda anlatmak gerekir. Şimdi bu yazıda daha çok fuarlara katılacak firmalar için tanıtım ve halkla ilişkiler çalışmaları hakkında ipuçlarını bulabilirsiniz. Diğerlerine de zaman içinde DijialPaNO’da yer vereceğiz.
Etkili ve Aktif bir Fuar Standı
Katılacağınız Fuarda Standınızı Ve Firmanızı/Markanızı Nasıl Tanıtabilirsiniz?
Katılacağınız Fuarı İyi Seçin
Katılacağınız fuar/ları çok önceden belirleyin. Bu süre ne kadar uzun olursa, hazırlık ve tanıtım aşamalarını o kadar iyi yönetebilirsiniz. Mümkünse gelecek yıl katılacağanız fuarları bu seneden planlayın.
Hangi fuara katılacağınızı seçerken, potansiyel fuarların büyüklüğüne, gelişimine, sizin sektörünüze gerçekten hitap etmediğine dikkat edin. Mutlaka katılmadan önce fuarı ziyaretçi olarak gezin. İlk kez düzenlenen bir fuarsa düzenleyen firma, tanıtım planları, destekleyen kuruluşlar, katılımcılar, hedef ziyaretçileri hakkında bilgi alın. Ziyaretçisi giderek azalan fuarlara katılmayın demiyorum ama ikinci bir kez daha düşünün. Ziyaretçi arttırmak konusunda bu yıl diğer yıllardan farklı çalışmaları olup olmadığını sorgulayın.
Tanıtım Planınızı ve Bütçenizi Oluşturun
Fuar katılımcısı olmak sadece dikkat çekici bir stand yaptırıp standa gelenlerden kartvizit toplamak değil! Bunu sakın unutmayın.
Verimli bir fuar geçirmek için yapacaklarınızı önceden planlayın. Yapılacak listesindeki her bir madde için ne kadar süre ve bütçe gerektiği hakkındaki öngörülerinizle birlikte planınıza uymaya gayret edin.
Fuar Sponsorluklarını Araştırın
Katılacağınız fuarı düzenleyen firma ile sürekli iletişim halinde olun. Fuarın sponsorluklarını araştırın. Aklınızda daima şu soru bulunsun: Bu fuarda benim tanıtmayı hedeflediğim şey ne ve bunu kime tanıtmak istiyorum? Bu soru doğrultusunda size faydası olabileceğini düşündüğünüz fuar sponsorluklarından birini kullanabilirsiniz. Unutmayın; bütçenizin her bir kuruşu değerli, bu yüzden size ve tanıtmak istediğiniz şeye (markanız, ürününüz, hizmetiniz vs.) gerçekten hizmet edecek bir sponsorluğu tercih edin.
Fuar Kioskları Sponsorluğu
Birkaç örnek verelim:
Diyelim yeni bir firmasınız, firmanızın adının duyulmasını ve bilinirliğinizi arttırmak istiyorsunuz. Bu noktada fuar yaka kartlarına sponsor olmanız akılda kalma açısından faydalı olabilir.
Veya yeni bir hizmetiniz var. Bu hizmeti belli bir gruba tanıtmak istiyorsunuz. Fuarda düzenlenecek birkaç seminere sponsor olabilirsiniz.
Fuar sponsorluklarınızı iyi seçerseniz, size uzun vadede bile getirisi olabilir.
Tanıtım Kitinizi Hazırlayın
Fuar tanıtım kiti denilince maalesef ki herkesin aklına ilk broşürler geliyor! Aman sakın bu hataya düşmeyin. Ezbere, gelişi güzel, sırf hazırlamış olmak için hazırlanan broşürler size hiçbir şey kazandırmaz. Üstelik bir de kağıt, emek ve bütçe israfı yapmış olursunuz.
Fuarda tanıtacağınız ürün/hizmet veya markanızla ilgili tanıtım materyallerini tanıtacağınız kişiler ve tanıtımın içeriğine göre belirleyin.
Hem maliyetlerinin daha uygun olması hem de kolayca paylaşılabilmesi açısından dijital içerikleri tercih edebilirsiniz. Sunum, video vb. içerikler sizi dijital ortamda da bilinir kılar. Gerekli olduğunu düşündüğünüz durumlarda tabi ki basılı tanıtım malzemesi de kullanabilirsiniz; örneğin posterler ve ürünün/hizmetin kullanıma yönelik kısa dokümanlar işinize yarayabilir. Burada anahtar soru; bu basılı malzeme gerçekten gerekiyor mu ve işlevsel mi? Evet cevabı alıyorsanız bastırabilirsiniz.
Fuar Tanıtımlarınızı Çarpıcı Malzemeler Üzerine Uygulayabilirsiniz
Basın Bülteni Hazırlayın
Firmanızın büyüklüğü ne olursa olsun katılacağınız fuarla ve sizin katılımcı olmanızla ilgili mutlaka bir basın bülteni hazırlayın.
Bültende fuarı genel olarak tanıttıktan sonra sizin katılımcı olmanız ve tanıtacağınız ürün/hizmetle ilgili detaylara mutlaka yer verin.
Fuarda bir etkinlik düzenleyecekseniz etkinliğin detayları yer alsın.
Ve son olarak basın bülteninizi ilgili olduğunu düşündüğünüz medya ile paylaşın. Firmanız veya etkinliğiniz ses getirecek türdeyse başta ulusal basınla paylaşmanızda fayda var. Sektörel yayınlarla ve ilgili olabilecek dijital yayınlarla (web siteleri, bloglar vb.) basın bülteninizi paylaşın.
Basın bülteninizi fuarı düzenleyen firmaya herkesten önce gönderin. Belki fuarı düzenleyen firma kendi bülteninde firmanıza veya etkinliğinize yer vermek isteyebilir. Hemen her konuda fuar düzenleyici firma ile iletişimde olun.
Bülteninizi ne çok unutturacak kadar önce, ne de planlara eklenemeyecek kadar sonra gönderin. Zamanlamanızı çok iyi yapmalısınız. Bülteni gönderdikten sonra mümkünse ilgili kişileri arayarak bültenin ellerine ulaşıp ulaşmadığını kontrol edin.
Etkinlikler Düzenleyin
Standınızda veya fuarın içindeki alanlarda firmanıza uygun etkinlikler düzenleyin. Aşağıdaki başlıklar size bu konuda ipucu verebilir.
Ürün tanıtımı
Hizmet veya ürününüzü tanıtacağınız bir etkinlik, standınızda veya fuar alanı içinde uygun bir salonda olabilir..
Uzmanla Söyleşi
Ürünleriniz/hizmetleriniz konusunda mümkünse firmanız dışında bir uzmanı belirli bir saatte standınızda ağırlayın. Uzman medyanın ve davetlilerin sorularını cevaplayabilir, uzmanlık alanı ile ilgili bilgiler verebilir. Uzmanın tanıtacağı konu ile ilgili de ayrıca tanıtım kiti hazırlamayı unutmayın. Tanıtım kitinde “Sıkça Sorulan Sorular”a ve uzmanın biyografisine yer verin.
Ünlü Kullanarak Tanıtım
Aslında ünlü kullanarak fuarlarda tanıtım yapmak bir miktar eskidi diyebiliriz. Bu yüzden gerçekten gerekliyse ünlü kullanın.
Burada size yol gösterecek motto şu olabilir “Ünlüyü çıkardığınızda tanıtım eksik kalıyorsa doğru ünlüyü buldunuz demektir”.
Ünlü ile yapılacak tanıtımlarda aşağıdakiler yapılabilir:
- Ünlü tarafından yapılacak ürün/hizmet tanıtımı
- Hediyeler (ünlünün adının ve imzalı fotoğrafının vb. bir şeyin ambalajı ile)
- Çekiliş (kazanana hediye veya ünlü ile yemek vb.)
Duyuru Listesi Hazırlayın
Fuara kimleri davet edeceksiniz, hangi misafirler hangi etkinlikle eşleşecek, hepsi için bir davetli listesi hazırlayın.
Duyuru listenizde fuara katılacak firmalara da yer verin.
Her etkinlik için davetiyeniz olsun. Davetiyeler dijital ortamda veya basılı materyal olarak düzenlenebiir. Davetiyelerinizi e-mailing ve posta yolu ile fuar başlamadan önce gönderin. Hatta e-mailing’leri hatırlatmak amacı ile birkaç defa yapabilirsiniz (en fazla 3 defa diyelim ama 2 ideal!)
Davetiyelerde hem duyurulan etkinliğin yerine hem de fuar alanı adresinizle stand numaranıza hatta mümkünse krokiye yer verin. İletişim bilgilerinizi eklemeyi unutmayın.
Fuar Duyurularınıza Standınızın Yerini Gösteren Bir Kroki Ekleyin
Sosyal Medyayı Kullanın
Özellikle fuar süresince standınızda olup biten hemen herşey hakkında; hatta sizin standınız dışında fuarda olup bitenler hakkında anlık duyurularda bulunun. Bunun için markanıza ve etkinliklerinize en uygun olan sosyal medya platformlarını seçebilirsiniz. Facebook, Twitter, Linkedin, Instagram, Pinterest vb. pek çok platformda paylaşımlarda bulunabilirsiniz.
Fuar öncesinde de bu mecraları takipçilerinizi fazla sıkmadan kullanmakta fayda var.
Fotoğraflar, fuar esnasında yapacağınız canlı yayın videoları ve diğer paylaşımlar fuar süresince dijital ortamda da dikkatleri standınıza ve firmanıza çekecektir!
Fuar Sonrası Raporu Hazırlayın
Fuar sonrasında fuarınızın nasıl geçtiği ile ilgili kısa bir rapor hazırlayarak ilgili olabilecek duyuru listesine e-mailing ile gönderin.
Görüldüğü üzere fuara katılmak kolay bir iş değil. Üstelik bunlar sadece tanıtım kısmı. Diğer kısımlardan henüz söz etmedik bile. Onlara da diğer fuar yazılarında yer vereceğiz tabi ama tanıtımla ilgili şu önemli ayrıntıyı söylemeden yazımızı bitirmeyelim::
Tüm bu yukarıda yazılanlar en ince ayrıntısına kadar planlanıp yapılmadığı sürece fuarlardan verim almayı beklemek pek doğru olmaz sanırım. Gerçekten tatmin edici ziyaretçi/alıcı ile gerçekleşen/uluslararası başarılar yakalamış fuarlarda bile fuardan memnun ayrılmayan katılımcı firmalar olabiliyor. Bunun birden fazla nedeni olabilir tabi ama sorumluluğun önemli bir kısmı katılmcı firmaların kendi tanıtımlarını iyi yapamamalarına düşüyor. Gene de telafi edilemeyecek bir şey değil. Sonraki fuarlar için tecrübe diyebiliriz :(.
