Sayıca çok olmasalar da bazı insanlar vardır, işyerinde işleri zamanında bitirir/gayet üretkendir, ailesine ve arkadaşlarına zaman ayırır, sevdiği şeylerler veya hobileri ile ilgilenebilir. Tüm bunlar olurken bir başka grupta da dağ gibi birikmiş işler, aranmayı bekleyen uzunca bir liste, gecikmiş doğum günü kutlamaları vb. yığınla birikmiş iş/güç olabilir… Sayıca az diğer gruba gıpta ile bakmamak imkansız tabi; ama ikinci grubun da ufak manevralarla ilkine yetişmesi hiç de zor değil.
Ofiste ortalama günde 8-9 saat, haftada 5 gün geçiriyoruz. Bir yandan gündelik hayat için bekleyen işlerin de gene ofis saatlerine denk gelmesi ofis içinde geçirdiğimiz zamandan bir miktar çalıyor tabi. Zaman alması bir yana, yapılması gereken işleri düşünmek bile konsantrasyonu olumsuz etkileyebiliyor. Peki ofis hayatımızda tüm bu engelleyeci faktörleri mümkün olduğu kadar devre dışı bırakıp konsantrasyonu ve verimliliği arttırmanın yolları için uzmanlar neler önermişler? Buyurunuz hepbirlikte okuyalım:
Öncelik Listenizi Belirleyin
İşe günlük yapılacaklar listenizi yazmakla başlayın. Sonra da bu listede öncelikli olanları belirleyin. Hatta öncelikler listenizi sabah ve öğleden sonra olarak ikiye bölebilirsiniz. Böylece neyi ne kadar sürede yapmanız gerektiğini de hesaba katmış olacaksınız. Listedekileri uzun ve kısa vakit alanlar şeklinde gruplayabilirsiniz. Önem derecesine göre uzun veya kısa olanlardan başlayarak listeyi bitirmeye çalışmak hem konsantrasyonunuzu arttırmanıza hem de daha hızlı ilerlemenize yardım edebilir.
Pek çok kişinin zaman planlamasında yaptığı önemli hatalardan birinin, aynı anda birden fazla işi yapabileceğini zannetmesi olduğu söyleniyor. Dikkat edin, bu hataya düşmeyin. Tek bir konu/iş üzerine odaklanıp bitirdikçe diğerine geçmek hem hata riskinizi azaltıyor, hem de daha hızlı ilerlemenizi kolaylaştırıyor.
İş Yapış Zamanınızı Kısaltmaya Çalışın
Yapılacaklar listenizde her iş için gerekli süreyi tanımladık tamam, o zaman bu maddede de süreleri biraz kısaltmayı hedefleyelim. Diyelim bir iş için 1 saatlik bir süre öngördünüz, o işi 40-45 dakikada bitirmeye gayret edin. Zamanla konsantrasyonu arttıran bu “kısaltılmış hedefler” verimliliği büyük oranda attırabilir. Süre kısaldıkça yeni işler yapmaya, yaratıcı fikirler üretmeye veya işiniz için geliştirici araştırmalar/okumalar yapmaya vakit bulabilirsiniz.
Ofiste Düzenlilik Verimliliği Arttırıyor
Molalar Verin
Özellikle yüksek konsantrasyon gerektiren işler sonsarında mola vermek şart! Yorgun bir zihin performansı/motivasyonu olumsuz etkiliyor. Belirlediğiniz işleriniz bittiğinde kısa aralar vermek, zihninizi boşaltmaya yarayacak şeyler yapmak; (kısa bir yürüyüş, çay/kahve molası, arkadaşlarla kısa bir sohbet vb. ) diğer işlerin verimliliğini de olumlu etkiliyor.
Bir Akıl/Not Defteri Tutun
İlhamın ne zaman geleceği belli olmaz :). Özellikle yaratıcılığınızı geliştirmek için kısa notlar almak önemli. Yaratıcılık dışında da daha sonra hatırlamanız gereken ufak detaylar, bir işi yaparken öğrendiğiniz yeni bilgiler, başka bir konuda daha sonra işinize yarayabileceğini düşündüğünüz bilgileri ufak bir not defterine not edebilirsiniz. Not defterinize daha sonra göz gezdirerek yeni fikirler üretebilir, unuttuğunuz/atladığınız detayları hatırlayabilirsiniz.
Ofiste Küçük Notlar Aldığınız Bir Not Defteriniz Olsun
Güne Enerjik Başlayın
Doğal ve sağlıklı gıdalarla sıkı bir kahvaltı güne enerjik başlamanız için harika bir başlangıç. Kahvaltı dışında en fazla 10 dakikanızı alacak kısa bir egzersiz programı da aynı şekilde. Vakit mi var, çok zor vb bahanelere bu alanda yer yok. Kısacık bir vakit yaratın, faydasını göreceksiniz.
Kişisel Bir Zaman Yaratın
Günde yarım saatle 1 saat arası bir kişisel zaman yaratın. Sürekli işe odaklanmak bir süre sonra konsantrasyonunuzu azaltabilir. Mümkünse yarım saat sabah yarım saat öğleden sonra olmak üzere 1 saatlik bir kişisel zaman yaratın. İşinizin yoğunluğuna göre uygun olan saatlerde bu zaman dilimini yaratabilirsiniz. Mesleki bir makale okuyun, webde mesleki konuları araştırın, meslektaşlarınızın mail grubuna üye olun, günlük bilgileri paylaşın/okuyun, mesleğinizle ilgili gelişmeleri takip edin… Bu tür bir zaman dilimi sizi rahatlatacağı gibi, yaratıcılığınızı da geliştirebilir. Resme ara sıra dışarıdan bakmak sorunları çözmeye de yardımcı olacaktır.
Sosyal Medya Bildirimlerinizi Kısıtlayın
Başlangıçta iyi hoştu/hepimiz eski arkadaşlarımızı bulduk, sosyallik yeni bir anlam kazandı ama sosyal medya artık önemli oranda bağımlılar yaratmaya başladı. Pek çokları için tehlike çanları çalıyor, aman dikkat! (Sosyal Medya kullanımının olumsuz yanlarına önümüzdeki günlerde DijitalPaNO’da değineceğiz, şimdilik bu yazıda iş yaşamı için başlamış olalım).
Maalesef ki ofiste sosyal medyada geçirilen vakit pek çoğumuzun sandığından daha fazla. Sosyal medyanın tehlikelerinden biri de sizi içine çekmesi, vakit kullanımınızı sabote etmesi. “Şöyle bi bakıp çıkacağım” dediğiniz bir mecrada bir de bakmışsınız ki dakikalar geçirmişsiniz. Bu durumun önüne geçebilmek için yapılacak ilk ve en önemli hareket sosyal medya bildirimlerinizi tümüyle kapatmanız. Instagram, Facebook, Twitter vb. tüm mecralardaki size gönderilen bildirim (notification) leri kapalı moduna getirin. Sosyal medyaya giriş zamanınızı da aynen gün içinde yapacaklarınız gibi planlayabilirsiniz. Bu konuda alınabilecek daha başka önlemler de var ama onları bir başka yazıya saklayalım.
Gün Ortası ve Gün Sonu Değerlendirmesi Yapın
Başlangıçta yapılacaklar listesi ile başladık. Gün ortasında (yemek sonrası en ideal zaman) listenizi gözden geçirin. Önceliklerinizin ne kadarını yapabildiğiniz, ne kadarına henüz hiç başlamadığınız? Listenizi ve önceliklerinizi bu değerlendirmeye göre revize edin. Gün sonunda da aynı şekilde günlük bir değerlendirme yapıp ertesi günü planlayabilirsiniz.
Ofiste geçirilen vakti verimli kullanmak hayatınızın diğer alanlarında da zamanı iyi yönetmenize ve verimliliğinizi arttırmanıza yardımcı olacaktır.
