Konferans, workshop, fuar, davet, lansman ve diğerleri. Her ne etkinlik düzenliyor olursanız olun etkinliğin başarısı büyük oranda katılımcı sayısı ile ölçülür. Nihayetinde etkinlikler katılımcılar için yapılıyor değil mi? 🙂
Bir etkinlik düzenlemek için zaman, emek ve para harcanıyor. Katılımcı sayısının az olması saydığımız bu üç başlık için kayıp anlamına geliyor. Dolayısıyla da henüz etkinlik fikri aklınıza ilk düştüğü andan itibaren “Nasıl katılımcı getirebiliriz?” sorusu ile işe başlamanız en doğru yaklaşım. Bu soruya gerçekçi, ayakları yere basan cevaplar veremiyorsanız etkinlik fikrini bir kez daha düşünmenizde fayda var.
Peki etkinlik öncesinde, hazırlıklar süresince, etkinlik sırasında ve sonrasında katılımcıları arttırmak için neler yapılabilir? Buyurunuz hep birlikte göz atalım:
Davetli Listesi
Katılımcı olabilecek olası tüm davetlilerin listesini çıkarın. İlgili sektörlerden kurumlar/şirketler/dernekler, ilgi alanına girdiğini düşündüğünüz izleyici grupları, meslek profesyonelleri, düzenlediğiniz etklinlikten faydalanabilecek kullanıcılar vb. aklınıza gelebilecek en detaylı ve en uzun liste…
Böyle bir liste oluşturduktan sonra listeyi kendi içinde gruplandırabilirsiniz. VIP listesi, protokol, etkinlik içindeki programa göre konu başlıklarına davet edilecekler (açılışa veya etkinlikte yer alacak bir panele vb), gruplar (üniversiteler, meslek okulları, dernekler vb.) Her birinin davet edilme şekli, davet sıklığı ve davet yöntemi farklı olacaktır. İyi gruplandırılmış bir liste ile iş planınızda da önemli yol kat etmiş olursunuz.
Etkinlik Mekanı ve Tarihinin Seçimi
Etkinliği yapacağınız yer ve aynı şekilde etkinlik tarihi katılımcı sayısını büyük oranda etkiler.
Mekanı belirlerken kolay ulaşılabilir olması birinci ve en önemli şart. Mekanın iç kullanım kolaylığı, kapasitesi, teknik hizmetleri, otopark vb. hizmetler çok önemli. Hadi diyelim ilk etkinlikte bir şekilde katılımcıları getirdiniz ama bu saydığımız özelliklerde problemler yaşanırsa ikinci yıl aynı mekana aynı katılımcı sayısını getirmeniz zorlaşacaktır.
Aynı şekilde tarihi belirlerken, mevsim şartlarını, başka bir etkinlikle çakışıp çakışmadığını, iş yoğunluğunu vb. kriterleri düşünerek karar vermeniz faydanıza.
Etkinlik alanında yapılacak ilginç gösteriler katılımcıların ilgisini çekecektir.
Davet Planı ve Davet/Davetiye Gönderimi
Davetiye planınızı çıkarın. Kime, ne şekilde ve hangi zamanlarda duyuru/davetiye göndereceksiniz.
Özellikle e-mailing ile yapacağınız duyurular dolaylı bir davetiye gibidir… Protokol ve VIP listenize basılı davetiye göndermek ve protokolün tamamını telefonla aramak, VIP listesinin de önemli bir bölümüne aynı şekilde telefonla ulaşmak gerekir.
Duyurular bıktırmayacak sıklıkta ve açıklayıcı, ilgi uyandırıcı olmalı. Ne kendinizi unutturacak aralıklarla, ne de spam görünecek sıklıkta olmayacak bir e-mailing çalışması katılımcı sayısını iyi yönde etkiler.
Sosyal Medya Kullanımı
Etkinlik hazırlıkları başladığı andan itibaren uygun olabilecek sosyal medya mecralarını kullanın. Konuşmacılar, etkinlik mekanı, etkinlik takvimi, önemli katılımcıların açıklamaları vb. her konuda mecranın jargonuna uygun içerik paylaşmanız potansiyel katılımcıya ulaşmanızı sağlayabilir. Özellikle görselliği ön plana çıkaran içerikler, videolar sosyal medyada ilgili ve katılımı arttırır.
Online Kayıt
Etkinliğin duyuruları başladığı andan itibaren online kayıt hizmetiniz aktif olsun. Tüm e-mail duyurularınıza bir online kayıt butonu ekleyebilirsiniz. Aynı şekilde web sitenize girer girmez online kayıt alanının hemen görünür bir yerde olması ve kayıt için gerekli bilgilerin kısa ve öz verilmesi faydanıza.
Katılım Şartları ve Ücreti
Etkinliğinize katılım ücretli olacaksa ücretin mutlaka katılımcılar için ulaşılabilir bir seviyede olması gerekiyor. Etkinliğiniz ücretsizse de bunu duyurularda, web sitenizde, sosyal medyanızda ve basılı dokümanlarda belirtmeniz gerekli.
Erken katılımcılar için “Erken Kayıt İndirimi” uygulayabilirsiniz. Erken kayıt süresi sonuna yaklaştıkça duyurular sıklaştırılabilir ve gerekli durumlarda erken kayıt sürenizi kısa bir süre uzatabilirsiniz.
Etkili İçerik
Etkinliğinizi anlattığınız içerik çok önemli. Hedef davetli kitlenizin anlayacağı dilden, ilgi çekici, sıkıcı olmayan bir içerik katılımcı sayısına katkı sağlar.
Etkinlik posterlerinde sosyal medya hesaplarınıza da yer verin.
Offline Alanların Kullanımı
Sadece dijital kanallar değil offline alanları da ihmal etmeyin! Dijital Pazarlama son zamanlarda oldukça popüler ve sanki hiç offline alanlar yokmuş gibi davranıyor/düşünebiliyoruz zaman zaman…
Posterler, açıkhava reklamları, basılı broşür, davetiye ve duyurular… Özellikle etkinlikten önceki 2 hafta açıkhava alanları katılımcıların dikkatini çekmek için oldukça etkili olacaktır.
Tüm basılı materyallerinize web sitenizi, sosyal medya hesaplarınızı ekleyebiliyorsanız ekleyin. Özellikle broşür/davetiye gibi ayrıntı verebileceğiniz dokümanlarda etkinliğinizle ilgili size ziyaretçi getirebilecek tüm bilgileri paylaşın.
Teşekkür Edin
Etkinlik tamamlandıktan sonra tüm katılan davetlilere teşekkür duyuruları göndermeyi ihmal etmeyin. Teşekkür duyurunuzda etkinlikte gerçekleşenler hakkında kısa bir özet bulundurabilirsiniz. Özel davetlilerinize ve protokole teşekkür ziyeretleri olabilir. Tüm katılımcılarınız etkinliğinizi başarılı kılan iş ortaklarınız aynı zamanda… Teşekkür hem onlara verdiğiniz değeri gösterir, hem de bir sonraki etkinlikte davet ederken sizin açınızdan bir hoşluk yaratır.
Etkinlik düzenlemek başından sonuna ve hatta etkinlik sonrasında da iyi bir plan, program ve disiplin gerektiriyor. Her adımı iyi planlarsanız katılımcı açısından iyi sonuçlar alabilirsiniz.
Güzel Paylaşım olmuş teşekkürler