Kurumsal etkinlikler ne kadar iyi planlanırsa planlansın, aynı anda pek çok şeyi yönetmeniz gerektiği için hata/aksaklıklara açık organizasyonlar… Önceden planlasanız dahi beklenmedik pek çok şey, üstelik de aynı anda olabiliyor.
Aşağıda olası bazı aksaklıkları ve etkinliklerde en çok karşılaşılan hataları bulabilirsiniz. Hatasız bir organizasyon neredeyse mümkün değil ama en azından hataları en aza indirmek için işinize yarayabilir.
Görev Dağılımını Yanlış Yapmak ve Eksik Ekip Oluşturmak
Etkinliklerin pek çoğu için geçici personele ihtiyaç olacaktır. Etkinliği baştan sona kadar, her ayrıntısı ile gözünüzde canlandırıp, gerekirse prova yapmak ihtiyaç duyacağınız görevler ve görev tanımları için yardımcı olur.
Özellikle geçici personelin yeteneklerini yapılacak kısa görüşmelerde anlamak çok zor. Bu yüzden mutlaka bazı yanlış eşleştirmeler olacaktır. Ortaya çıkabilecek aksakları önlemek/en aza indirmek için etkinlik sırasında kişilerin görev yerlerini değiştirebilirsiniz. Kritik görevlerde (hatta hepsinde) görev tanımlarının yazılı olması da olası hataları azaltabilir.
Yönlendirmelerde Eksiklikler
Konukların etkinlik yerine ulaşması özellikle kalabalık/karışık binalarda biraz zor oluyor. Etkinlik alanının epeyce dışından başlayarak mümkün olabilecek pek çok yere yönlendirmeler asmayı ihmal etmeyin. Etkinlik alanına yaklaştıkça konukları karşılayan/yönlendiren güleryüzlü bir personel olması sıcak bir giriş olur, hoş olur… Tam bu noktada olası hatalardan biri kalabalık ve birden fazla etkinlikli organizasyonlarda karşılama yapan kişi/lerin program ve etkinlik alanının her yeri hakkında bilgiye sahip olmayışları. Bu durumda bu bilgileri sağlayabilecek bir danışma masası (infodesk) yardımcı olabilir ama karşılama yapan kişinin de tüm bu başlıkları bilmesi çok daha iyi olacaktır.
Dikkat çekici yönlendirmeler.
Kapasite Hataları
Ektinliklerde yapılan hatalardan biri de alanın kapasitesini aşmak.
Etkinlikler başından sonuna kadar farklı alanlara ihtiyaç duyulan organizasyonlar. Örneğin konferans düzenliyorsanız, konferans alanınınız davetli listeniz için yeterli olabilir ama öğle yemeği için düşünülen alan konferans için gelecek davetli sayısına aynı anda yemek verebilecek kapasitede olmayabilir… Veya yemek alanı müsaittir ama catering şirketi bu kadar kişi için yemek organizasyonunu aynı anda karşılayamayabilir.
Olası Teknik Hatalar için Önlem Alınmaması
Bir anda elektrikler kesilebilir veya projeksiyon cihazlarından/mikrofonlardan biri bozulabilir. Böyle durumlar için elektronik cihazların bir yedeğinin olması, binanın jeneratörünün olup olmadığının kontrol edilmesi işe yarayacaktır. Hatta jeneratörün çalışıp çalışmadığını ve kapasiteyi karşılayabilecek güçte olup olmadığını dahi test etmek faydanıza.
Tedarikçilerle Anlaşmazlıklar
Etkinlikler sırasında üçüncü parti firmalardan alacağınız hizmetlerde (temizlik, güvenlik vb.) bazı aksaklıklar/anlaşmazlıklar olabilir. Her ne kadar tüm ayrıntıları sözleşmeye eklediğinizi düşünseniz de mutlaka hatalar/düşünülmemiş durumlar ortaya çıkacaktır. Bu tür hataları en aza indirmek için etkinlikten en az 2 gün önce yapılacaklar/istekler listenizi tedarikçilere iletmek ve konfirmasyon almak iyi olabilir. Etkinlik süresince de partner firmaların nasıl hizmet verdiklerine dair bir gözlemci hem hataları azaltır, hem de etkinlik sonrası performans değerlendirmede yardımcı olur.
Etkinliğin Amacına Hizmet Edememesi
Bazen etkinlikler en başta planlanan amaçtan uzaklaşabiliyor. Organizasyon sırasında karşılaşılan problemlere bağlı yön değiştirmeler sizi amaçladığınızdan bambaşka bir yere götürebilir. Bu noktada etkinliğe dışarıdan bir gözle bakmak, kendinizi izleyici yerine koyarak düşünmek yol gösterici olacaktır.
Fikrine güvendiğiniz ziyaretçi ve katılımcılardan görüş almak, onların önerilerini belli bir grup içinde paylaşıp gelen eleştiri/fikirleri değerlendirmek gerçekten amacına ulaşan bir etkinlik planlayabilmek için uygulanabilecek bir diğer yöntem.
Bütçeyi Aşmak
Her ne kadar bütçe önceden planlansa da etkinlik sırasında çıkan masraflar genellikle göz ardı ediliyor. Bütçeye “Olası Masraflar” maddesi eklemeyi unutmayın. Beklenmedik masraflar genelllikle teknik aksaklıklar veya düşünülmeyen yiyecek/içecek, ulaşım masrafları gibi kalemlerde olabiliyor.
Tarih, Mekan ve Hava Şartları Hataları
Etkinliğiniz önemli bir başka etkinlik ve/ya özel günle çakışıyor mu? Mekan kolay ulaşılabilir bir yerde mi? Etkinliğinizin olduğu saatte trafik durumu nasıl olacak? Hava şartlarını önceden kestirmek güç tabi ama özellikle havanın çok sıcak veya çok soğuk olduğu aylar (şubat/temmuz gibi) plan dışı tutulabilir.
Konuşmacı Hataları
Panel/konferans gibi etkinliklerde davet ettiğiniz konuşmacıların gerçekten etkinliğinizin amacına uygun olması çok önemli… Bir sonraki etkinliğinizin katılım oranının yüksek olması büyük oranda konuşmacılarınıza bağlı. Etkinliklerde yaşanan diğer tüm aksaklıklar bir şekilde tolere edilebiliyor ama amacına ulaşmayan etkinlikler ve dinleyicilere katkı sağlamayan konuşmacılar çok zor unutuluyor. Bu maddeye özellikle çok büyük önem vermekte fayda var!
Etkinliğin Yeterince Tanıtılamaması
Ne kadar hatasız bir etkinlik yaparsanız yapın, katılımcının az olması halinde onca emek/çaba boşa gidiyor.
Etkinliği, büyüklüğüne ve hedef davetli sayısına göre değişecek belli bir süre öncesinden duyurmaya başlamak, olası tüm duyuru kanallarını kullanmak çok önemli. Bunu yapabilmeniz için kuvvetli ve güncel bir veri tabanınız da olmalı tabi.
Yukarıda saydıklarımız dışında hatalar da mutlaka karşınıza çıkacaktır. Önemli olan karşılaşılan her problem için yapıcı ve soğukkanlı çözüm üretebilmek.
